Longtemps à la traîne côté digitalisation, de plus en plus de Directions Achats cherchent à optimiser leurs processus procure-to-pay, en développant de nouvelles méthodes de travail avec leurs fournisseurs.
La marketplace d’e-procurement représente à ce titre un des principaux leviers d’optimisation pour les entreprises. Réduction des coûts administratifs liés aux achats, meilleur contrôle des dépenses et des stocks, simplification du sourcing… Créer une marketplace d’e-procurement ne manque pas d’avantages ! Découvrez sans attendre les 6 bénéfices d’un tel modèle.
1. Procure-to-pay : gagnez du temps dans vos achats grâce à l’e-procurement
Grâce à la centralisation de tous vos fournisseurs et achats sur une seule plateforme, il devient possible de consulter les catalogues des vendeurs en un coup d’œil et donc de gagner un temps considérable. Toutes les offres susceptibles d’intéresser les Responsables Achats sont en effet réunies dans un même espace. Il suffit de choisir les bons filtres, en fonction de ses besoins, pour obtenir une sélection des produits souhaités. Ne reste alors plus qu’à comparer les différentes offres pour choisir la meilleure.
C’est également du temps gagné pour les fournisseurs qui n’ont, de leur côté, plus besoin que d’une seule mise à jour de leurs produits, puisque pour une entreprise donnée, l’ensemble de leurs clients sont sur la marketplace.
Enfin, ce groupement permet d’automatiser le traitement des commandes, tant du côté de l’acheteur que du vendeur, augmentant ainsi la réactivité de chacun.
Lire aussi : Qu’est-ce qu’une marketplace ?
2. E-procurement : améliorez l’expérience d’achat de vos acheteurs
Au-delà d’un gain de temps, le procure-to-pay permet un plus grand confort au quotidien pour vos acheteurs. Et c’est d’abord au niveau de la prise en main que la marketplace d’e-procurement crée la différence.
En termes d’ergonomie, l’interface d’une marketplace d’e-procurement est en effet calquée sur celle des sites e-commerce. L’utilisateur professionnel se retrouve ainsi dans un environnement familier qu’il apprécie, similaire à celui rencontré dans ses achats personnels. L’appropriation de l’espace numérique est donc immédiate et accessible à tous. La mise en place d’une telle solution se fait rapidement et sans accroc.
En termes d’expérience utilisateur, les acheteurs apprécient également le fait de pouvoir passer une commande 24h/24 et 7j/7, dans le monde entier, sans se soucier du décalage horaire qu’il peut y avoir avec le fournisseur.
3. E-procurement : bénéficiez de meilleurs prix grâce au modèle marketplace
L’utilisation d’une marketplace d’e-procurement fait gagner du temps… Et de l’argent.
Grâce à la recherche multi-catalogue, il est possible de comparer facilement les prix des différents produits. Dans ce contexte de transparence, vous pouvez mettre en concurrence directe vos fournisseurs, pour bénéficier des meilleurs prix. Ce mode de fonctionnement encourage la compétitivité entre fournisseurs, créant ainsi un cercle vertueux d’auto-régulation des prix du marché.
Par ailleurs, une marketplace d’e-procurement permet généralement de bénéficier de coûts d’achat moyens inférieurs. Grâce à la rapidité d’approvisionnement il est en effet possible de réduire les stocks immobilisés et la place occupée. Cette plus grande fluidité dans l’approvisionnement permet ainsi de réduire ses frais de gestion.
4. E-procurement : perfectionnez la gestion de vos fournisseurs
Grâce au procure-to-pay, un nombre illimité de fournisseurs peuvent être référencés et enregistrés. C’est donc à une vraie catégorisation sur mesure que l’acheteur a accès, avec la possibilité de modifier et d’agencer cette base de données selon ses besoins.
Étape supplémentaire dans l’optimisation de la gestion des fournisseurs : leur journalisation. Cela évite les opérations chronophages, telles que recréer inutilement de nouvelles fiches fournisseurs. Ce sont en effet les fournisseurs eux-mêmes qui s’inscrivent sur la plateforme et s’identifient dessus.
Ce sourcing accéléré décharge les acheteurs d’une partie du travail de veille qui leur incombe généralement.
5. Procure-to-pay : optimisez la gestion de vos achats via l’e-procurement
En optant pour le procure-to-pay, c’est l’ensemble des processus d’achats qui sont facilités. A chaque commande, une facture est éditée. En fin de mois, l’ensemble des achats effectués auprès d’un fournisseur donné sont comptabilisés dans une facture globale, envoyée au service Achats. Ce mode de fonctionnement garantit une meilleure traçabilité des flux.
Ce sont également tous les documents comptables qui sont concentrés sur la plateforme, facilitant leur conservation et leur consultation. La traçabilité des transactions permet par ailleurs d’exercer un meilleur contrôle sur les dépenses, puisque l’ensemble de ces dernières est regroupé au même endroit.
De plus, puisque l’ensemble du processus d’achat se déroule sur la marketplace, il devient facile de mettre des alertes sur des produits, de tracer et suivre les devis, pour pouvoir suivre l’ensemble de la chaîne, de la commande jusqu’à la livraison.
C’est donc à une amélioration globale de l’exercice d’achat, tant au niveau du suivi, de la traçabilité, que de la maîtrise du volume d’achat, qu’il est possible d’aboutir grâce à la création d’une marketplace d’e-procurement.
Petit plus : cette centralisation et ce suivi renforcent également le contrôle qualité, puisque le retour par les acheteurs est quantifiable et consultable en ligne pour les autres utilisateurs de la plateforme.
6. E-procurement : des workflows pour intégrer vos process de validation interne
Pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par l’entreprise auprès d’un fournisseur, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur des workflows de validation interne. La marketplace d’e-procurement permet justement de mettre en place un Workflow de validation pour sécuriser le processus de signature des contrats. La digitalisation de cette étape la rend plus fluide et vient rassurer acheteur et fournisseur. Le cadre de contractualisation est clair pour chaque partie et l’opérateur de la marketplace gagne en traçabilité.
Au-delà des évidents gains de temps et d’argent, la marketplace d’e-procurement concourt à l’avènement d’un processus d’achat plus vertueux, bénéfique à toutes les parties prenantes.
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